Abstract: . . .  richieste, pratiche, moduli e documenti allo scopo di garantire: - la loro sicura identificazione; - la possibilità di ricostruire la storia di una richiesta attraverso tutte le attività svolte, dal suo ricevimento, alla consegna ed alla sorveglianza successiva. 2 PROCEDURA E’ compito di chi viene designato a preparare la documentazione inerente il procedimento di erogazione di un servizio, vedere sezione 4.9 - para 2, studiare e definire come identificare in maniera univoca i singoli costituenti la singola pratica in modo da ottemperare allo scopo della presente sezione. 2.1 Elementi di identificazione delle richieste dei clienti Di regola i più comuni elementi di identificazione delle richieste dei clienti sono: a) numero di protocollo; b) nominativo del richiedente; c) tipologia del servizio richiesto; d) data; e) nominativo della persona (qualificata) incaricata di svolgere l’attività istruttoria. 2.2. Elementi di identificazione dei documenti prodotti Ogni documento prodotto nell’erogazione del servizio (es: certificato, autorizzazione, ...) deve riportare: a) l’indicazione del responsabile del procedimento b) l’indicazione dell’ufficio in cui è possibile prendere visione degli atti c) la data di firma del documento da parte della persona che ne ha l’autorità d) le sigle (nome e cognome) maiuscole dell’istruttore e) le sigle (nome e cognome) minuscole del compilatore f) la firma della persona che ha l’autorità di rilasciare l’atto. Page 37 COMUNE DI FAENZA Sezione: 4.9 MANUALE QUALITA ’ (settore sviluppo economico) Edizione: 15.05.00 Controllo del processo Supera : 23.10.98 1 SCOPO DELLA SEZIONE Definire criteri, modalità e responsabilità in merito a: - la definizione della documentazione operativa idonea; - il costante padroneggiamento dei procedimenti di erogazione (produzione e controllo) del servizio. 2 DOCUMENTAZIONE OPERATIVA Nel documento “Comune di Faenza - Settore Sviluppo economico - Servizio Commercio e Licenze - Termini di impegno e responsabilità di fatto - Procedimenti” (allegato 2 alla Carta del servizio CL), sono indicate tutte le autorizzazioni e certificazioni rivolte alle imprese - oggetto del Sistema Qualità - con indicazione delle persone di norma responsabili dell’istruttoria di ciascun processo. Per ciascun procedimento viene valutata l’importanza, la complessità e la frequenza di richiesta; su tale base si definisce chi (persona singola o GdL - Gruppo di Lavoro) deve studiarlo e a che livello di formalizzazione deve pervenire. Perché un procedimento possa considerarsi definito, occorre che siano disponibili le seguenti informazioni: • riferimenti normativi applicabili; • sequenza delle attività da svolgere (ciclo di lavoro), comprensivo delle attività di controllo richiamate alla sezione 4.10; • dati da registrare per ciascuna attività, e su che modulistica; • documentazione (eventuale) di supporto e spiegazione dell’attività da svolgere; • formazione da effettuare al personale per qualificarlo; • documentazione da fornire . . .
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